办会一站式服务

一、会议现场服务工作流程


流程执行负责人:会议服务统筹主管

流程执行责任人:现场服务相关人员


A、会议服务职能流程图


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B、现场服务流程图


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C、现场服务详细流程


1、会前准备

会议设备、设施、服务需求确认。

物品准备、服务人员配置。

协调沟通主办方完成场地布置及客户确认。

明确主办方会议程序及现场服务需求。

会议室设备设施物品及安全检查。

2、会中服务:现场检查,落实跟进

会议开始前,提前30-60分钟到场,开灯、门、空调、摆台、及通知清洁等。

现场服务按相关会议服务标准操作。

饮用水的更换,麦克风的传递等。

中场加椅5-8分钟内完成。

披巾:重大活动及上级单位(市领导参加的会议可提供最多10条)。

安保:维持会场及周边秩序、突发安防事件处理。

应急:空调、照明供电、会议设备突发情况立即通知相关责任部门具体负责人。

会议结束,把前后门打开,站立门口微笑着向客人道别(如:谢谢慢走、欢迎下次再来等)。

提醒客人带齐好自已随身携带的贵重物品及资料,检查场地是否有客人遗留下的贵重物品及资料,如有发现应及时与客户联系。   

3、会后服务:

通知清洁人员及时清理会议室桌面及地面卫生。

通知场地管理员进行场地规整,以备下次会议使用。

当天会议所用物品要及时回收,操作间、茶水间的清清及整理并做好消耗或所需物品的登记,及时补充。

检查厅室内灯光、空调、饮水机电源等是否关闭若未关好请通知相关部门关闭后方可锁门。

如有下场会议的客户需求,及时与相关人员进行协调、交接。        

 

二、会议设备技术服务流程

 

流程执行负责人:会议设备技术服务主管

流程执行责任人:会议设备技术员


A、会议设备技术服务职能流程图


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B、现场设备技术服务流程图


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C、详细流程


1、会前准备:(与会议主办方联系并确认设备需求,在会前一天下午5点前完成所有准备工作,每日3:30—4:30为客户笔记本与投影机系统联机测试时间)

  1)音视频综合布线。
  2)设备安装配接 。
  3)音响、灯光系统设备联调 。
  4)客户笔记本与投影机系统联机测试。

  5)音视频资料准备:取得主办会议流程并根据主办方要求完成音视频资料的准备。

  6)明确会议议程,关键技术控制环节配置执行责任人。

2、会中服务:(技术保障人员在会议正式开始前提前半小时到场)

  1)开启所有设备进入工作状态,备份一套无线麦为应急状态。

  2)会中服务协调及控制:执行主办方会议流程并与主办方指定的会议流程控制人协调完成。

  3)音视频资料顺序组织,设备为编播状态。
  4)突发技术故障的应急处理及报告。
   

3、会后规整
  1)设备\线材拆卸回收入库(会议结束) 。
  2)现场视音频资料编辑整理归档。

  3)协调现场外协设备撤场。

  4)设备运行状态报告记录。

  5)会议信息记录。


D、会议设备技术服务标准


1 设备操作规范

1.1 操作人员应熟悉有关音响的操作程序、各厅的线路连接。

1.2 各操作人员应对中心的每套音响系统功率容量、和各音响系统所处厅的声学状况熟悉。并对各处音响系统指标和声音特性做到了如指掌。

1.3 各音响操作人员在会议过程中要做到专心、精神集中,确保每场会议的顺利进行。

1.4 操作人员必须了解每场会议的议程和重要的操作内容。

1.5 每场会议,当值人员应提前半天作准备。

1.6 会议时间如有变动,以公司通知为准。

1.7 不得随意调整音响系统中的固定参数设备的参数。

2 设备操作标准

2.1 检查设备供电电压是否在200V—240V范围。

2.2 检查各接口、接头是否完好、可靠,尤其要注意功放与音箱,以及电源的接头。

2.3 按次序开启音响设备电源,应从前级开始,先开启周边设备,后开功放电源。

2.4 检查调音台、音频处理器、音频信号源、会议发言系统、功放、切换及分配器、录音设备状态。

2.5 检查调音台各路通道状况,先进行预调,选定适宜的输出音量,进入工作状态。

2.6 检查无线话筒电池状况,注意及时更换电池,重大活动一律换用新电池。

2.7 将会议中使用的话筒逐个进行试音与调整。

2.8 所有设备检查结束,每天由检查人填写《会议设备服务、检查记录表》,然后交由主管签字确认。

2.9 会议结束后,应先关闭功放电源,后关周边设备电源。

3 故障紧急处理

3.1 会议前检查和会议进行过程中发现的不正常现象,操作人员应立即调整和检修,并做好详细记录,报知主管。

3.2 调音台在使用的过程中,操作人员应不间断地进行调控和监视,如果发现正在使用的通道出现问题,调控人员应在5秒钟内切换到另外一个通道。

3.3 功放在会议过程中,如果发现个别功放有问题,应该立即关闭有问题功放的电源,检查功放后的音响连接线是否牢固,再打开功放电源,如还不能解决问题,待会议结束后再进行维修。

3.4 音响时序电源如果发生问题,应该立即甩掉时序电源,启用电源插板,待会议结束后再进行维修。

3.5 音频切换\分配设备如果出现故障,应立即更换备用切换\分配器。

4 工作质量检查与处理

4.1 主管应对操作人员的工作质量进行跟踪检查并签字确认。对检查发现的一般不合格采取补救措施或预防措施。

4.2 检查发现的严重不合格,主管应及时纠正并做出相应处理。并作相应的处罚。

5 相关记录

5.1《深圳会展中心会议设备服务、检查记录表》。

 

三、会议服务质量检查工作流程

 

流程执行负责人:会议服务质量检查员

流程执行责任人:相关现场服务岗位


A、客户不满及投诉处理流程图


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B、会议服务质量检查工作流程


1、会前检查:

会议现场服务现场服务人员就位及仪容仪表等;会前准备工作、空调水电、设备设施运行状况是否良好;会议设备是否正常。

2、会中检查:

现场服务人员准备工作完成情况。

现场服务是否按相关会议服务标准操作。

会场及周边秩序情况、突发安防事件处理情况是否符合相关要求。

空调、照明供电、会议设备突发情况应急处理是否及时。

会议结束,请客户填写《会议服务满意度调查表》。

3、会后检查:

《会议现场服务员工作流程》执行情况。

会议室操作间、茶水间的整理、卫生清洁有无及时。

物品、用具是否规整。

空调、照明、饮水机电源等是否关闭。

汇总《会议服务满意度调查表》并记录存档。


四、会议现场服务标准

 

1、会议场地

1.1  所有会议室钥匙数量齐备,标识清晰、正确。

1.2  会议设备、照明、空调、饮水机等会议设备设施完好。

1.3  桌椅完好,茶具、水具、文具、桌签(席位名牌〉、桌布、毛巾、茶叶、指示牌等数量充足、整洁。

1.4  会议室内卫生,地面、桌面、讲台、墙面清洁。 15检查会议室外通道、洗手间、照明、地面、台面清洁。

2、明确会议类型及需求

2.1   出席会议的人数;会议类型、名称;主办单位;会议议程安排;会议的宾主身份;会议的特殊要求。

2.2   场地布置要求及对会议音响的要求;主办单位是否有自带物品;会议过程中是否有配套茶歇等环节。

2.3   依据《客户分类服务办法》提供相关增值服务。

3、会议物品用具准备

3.1 茶具

3.1.1 挑选茶具注意选择式样、颜色、型号配套的茶具。

3.1.2 茶具不得有破损、必须完整、千净。

3.1.3 茶杯要按会议人数配放,每人-套,并准备适量备用杯。

3.2 水具

3.2.1 不用不保温的暖水瓶。

3.2.2 一般6-8名与会人员配备1个暖水瓶。

3.2.3 会议室内一次性杯按会议人数配备,并准备适量备用。

3.3 茶叶

3.3.1袋装茶叶,每个茶壶配放两袋,并有适量的备用茶。

3.3.2散装茶叶,根据茶壶大小适量增减茶量,按茶叶类别使用不同的冲泡方法。 

3.4 签到桌及文具用品

3.4.1 在会议室入口处或与客户协商地点准备好签到桌、红色桌布、名片盛放器具。

3.4.2 增加会议要求配备纸笔,要每人一份整齐摆放在会议桌上。铅笔笔尖朝上,与信笼纸左上角皇45。摆放。

3.4.3 挑选桌签(席位名牌)注意式样、规格,不得有破损、必须完整、干净,如会议要求提供桌签,须根据客户名单提前完成打印及安装。

3.4.5 制作桌签(席位名牌),使用隶书或宋体、2-3字的入名或单位名在"字号"处键入" 170"。更多字数,在字号处选择相应缩小比例。

3.5 水果饮品

3.5.1 根据会议标准,需摆放水果饮品的。水果要事先洗净、装盘、摆放整齐。注意布置好纸巾和垃圾桶。

3.5.2 根据会议标准,准备好支装水或茶杯,摆放在信笼纸右卡方。 3.5.3啦槟室内,客人入座2-4分钟内倒茶水,客人离座后有新客人入酶,注意及时更换茶具。

3.5.3 会议室内,主席台、前排嘉宾位茶水,于会议卅始前、人员到位后卅始倒茶水, 15 分钟后第次续水,后每隔20分钟续次水。

4、操作间

4.1 会议用品须实行分类摆放。

4.2 每次会议结束后,必须同时完成操作间的清洁和归整。

4.3 特殊情况,需将操作间在会议期间暂时提供给会议主办单位使用。须清点操作间内的存放物品,列明清单,将清单与操作问钥匙同时与主办单位进行交接、签收。钥匙返还时,须对照清单检查,确认无误后,方可锁门。

5、会场布置

5.1 时间

5.1.1 会场布置必须在会议的前一天根据客户要求完成布置。如果同一会议室一天内上午、下午的会议为不同主题及不同场型要求,需中午进行翻场,必须在上午会议结束后5分钟内开始布置。

5.1.2 会议结束当天须整理、复原会场,不拖至第一天。

5.1.3 根据会议的人数、结合会议室内已经布置好的座位数量及所剩空间,在会议室内或附近进行适量的泉、椅应急存储。

5.1.4 会议现场临时增加或减少椅子,须以每5分钟内50把椅子的标准响应。

6、常用布场形式

6.1 影院式

6.1.1 要求椅子成排地面对主席台、演讲者。可根据会议室的室内宽度或会议的形式要求,设置3个或4个过道。过道距离最小为l米,前后排椅子之间的最小距离是0.35米。椅子两侧的最小间隔是0.1米。影院式的第一排与主席台的最小距离是2米。

6.2 课桌式

6.2.1所有参会人都面对主席台、演讲台,坐在桌子的一侧。每排桌与椅之间的最小距离为0.35米。

6.3 回字型

6.3.1 在会议室的正中央以会议桌进行中空方型如"口"字型的拼接,参会人员坐在"口"字的外国。其它位置可根据会议室的大小和人数布置在会议室的四周。

6.3.2 席台上的桌、椅数量根据会议客户要求进行摆放,桌、椅之间的最小距离为O.35米、椅子两侧的最小间隔是O.1米。其桌面铺设的桌布在面对台下的方向必须垂地。 

6.3.3 指示牌放置于会场门口、会议厅和行走路线上的三叉路上。会议结束后,须撤回会场或仓库。

 

五、会中服务应急处理程序

 

一、展馆、会场突发公共事件、展会突发公共事件应急预案参见公司《突发公共事应急处理预案》相关条款。

二、 会中服务相关会议设备、设施突发故障的应急处理程序。

A、会议设备突发技术故障

指会议技术服务中相关的音响系统、投影系统、会议系统等电子设备器材在会中服务过程中突发的电子设备器材故障,导致相关电子系统不能正常工作或停止工作的情况。

遇设备突发故障,立即报告技术主管应急处理,并向部门领导汇报。在20分钟内完成响应。

B、水电空调

指供配电、空调、照明系统在会议服务过程中,正常运行工作状态时突发的中断停止及故障情况。

遇设备突发故障,立即报告相关部门模块负责人,并向部门领导汇报。

C、场地设施

指会议场地建筑设施,(如墙地面物体脱落)的突发事件。

遇突发事件,立即报告相关部门模块负责人,并向部门领导汇报。

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